شـغل‌تان را بشـناسید

شـغل‌تان را بشـناسید

برای همه‌ی ما پیش آمده که کلی کار سرمان ریخته باشد و وقت کمی داشته باشیم. گاهی در این شرایط تصمیم می‌گیریم آن‌قدر فشرده کار کنیم تا از برنامه‌ی کاری عقب نمانیم. اما راه دیگری هم وجود دارد این که هوشمندانه کار کنیم. یعنی بر اموری تمرکز کنیم که برای موفقیت شغل‌مان اهیمت بیشتری دارند و مدت زمانی را که صرف کارهای کم اهمیت‌تر می‌کنیم، کاهش دهیم.

 

برای اینکه هوشمندانه کار کنید، باید شغل‌تان را بهتر بشناسید. در این صورت می‌توانید حجم کارتان را که یکی از دلایل استرس است، مدیریت کنید. اول باید بدانید مدیرتان از شما چه انتظاراتی دارد. شاید موضوع ساده‌ای به نظر برسد، اما در کارهای پرفشار که زمان کمی دارند، مدیریت حجم کار اهمیت زیادی دارد.

با تحلیل شغلی می‌توانید مسائل مهم کارتان را مدیریت کنید و وظایف‌تان را به بهترین شکل انجام دهید. این روش شما را از آشفتگی خلاص می‌کند و کمک‌تان می‌کند به کارهای اصلی و ضروری برسید.

 

از این ابزار استفاده کنید

برای تحلیل شغل‌تان مراحل زیر را دنبال کنید:

قدم اول خواندن شرح کار است.

*شرح وظایف شغل‌تان را بخوانید و اهداف اصلی و اولویت‌های آن را مشخص کنید.

*فرم‌های دوره‌ای عملکرد کارمندان را بررسی کنید. این فرم‌ها کمک‌تان می‌کنند تا کارهایی را که باید انجام دهید، بشناسید.

*ببینید چه آموزش‌هایی برای کارتان لازم است. مطمئن شوید آن‌ها را یاد گرفته‌اید و هر چیزی را که برای کارتان لازم است، می‌دانید.

*طرح‌های تشویقی را بررسی کنید تا بدانید در این شغل چه انتظاراتی از شما دارند.

 

قدم دوم شناخت استراتژی و فرهنگ‌ سازمان‌تان است

حتما شغل شما به دلیل خاصی ایجاد شده است. برای دانستن اینکه قرار است چه نقشی ایفا کنید، باید سازمان‌‌تان را به خوبی بشناسید. پس اول به سراغ فرهنگ سازمانی‌تان بروید تا ارزش‌ها، باورها، عقاید و در نهایت فلسفه و خط مشی آن را در زمینه‌های مختلف بشناسید. فراموش نکنید که گام‌های‌تان موازی سیاست‌های سازمان باشد. برای این کار می‌توانید از پیشکسوتان و کارمندان با تجربه‌ی سازمان‌تان کمک بگیرید.

قدم بعدی دانستن ماموریت سازمان است؛ فلسفه‌ی وجود سازمان شما چیست؟ حال وقت آن رسیده که چشم‌انداز سازمان را بشناسید. معمولا سازما‌ن‌ها اهداف کوتاه‌مدت و چشم‌انداز بلندمدت دارند. آگاهی از فرهنگ، ماموریت و چشم‌انداز سازمان، شما را با استراتژی‌های دستیابی به اهداف سازمان، آشنا می‌کند.

یادتان نرود که اولویت‌های‌تان هم باید با ماموریت و فرهنگ سازمان‌‌تان هماهنگ باشد.

 

قدم سوم شناسایی آدم‌های موفق و علت موفقیت‌شان است

در سازمان شما یا بیرون از آن، آدم‌هایی هستند که شغل‌شان شبیه شغل شما است و بسیار موفق هستند. ببنید آن‌ها چطور کار می‌کنید و چه چیزی باعث موفقیت‌شان شده است. کارهای‌شان را زیر نظر بگیرید و روش انجام آن‌ها را بیاموزید. مهارت‌هایی را که باعث موفقیت‌شان شده بشناسید، آن‌ها را یاد بگیرید و به کار ببرید.

 

قدم چهارم شناسایی منابع و افراد مورد نیازتان است

بررسی کنید که آیا منابع، نیروی انسانی و آموزش‌های لازم برای انجام کار در اختیارتان هست یا نه و اگر نیست، اول برای به دست آوردن آن‌ها تلاش کنید.

 

قدم پنجم جناب مدیر و اولویت‌های مشترک‌تان

حالا زمان آن رسیده که با مدیرتان درباره‌ی کار خود صحبت کنید. از نظر او چه عملکردی از همه مناسب‌تر است؟ از نظر شما چطور؟ با هم به اتفاق نظر برسید.

بعد هم می‌توانید مشکلات احتمالی را بررسی کنید و راه مدیریت‌شان را پیش‌بینی کنید.

 

قدم آخر اقدام است

حالا حتما می‌دانید برای موفقیت در کارتان باید چه کارهایی انجام دهید. کارهای مهم و کم‌اهمیت را خوب بشناسید.

اگر امکان به تعویق انداختن کارهای کم اهمیت وجود دارد، حتما آن‌ها را از اولویت خارج کنید. نگران نباشید، بعدا برای این کارها زمانی پیدا خواهید کرد.

در کارتان کمی حساسیت به خرج بدهید. کار تیمی یعنی کمک کردن در کارهایی که سود شخصی برای فرد ندارد. اما نباید اجازه بدهید دیگران از شما سوءاستفاده کنند شهامت داشته باشید و توضیح بدهید که اول باید کار خودتان را انجام دهید. اگر نمی‌توانید کاری را از قلب بیندازید، آن را به کسی محول کنید یا زمان بیشتری بخواهید.

 

نکات کلیدی

تحلیل شغلی چند مرحله دارد:

*کاری را که باید انجام دهید، بشناسید

*مطمئن شوید شما و رئیس‌تان درباره‌ی اولویت‌ها، کارهای مهم و کارهای کم‌اهمیت‌تر، نظر مشترکی دارید.

*منابع، آموزش‌ها و نیروی انسانی لازم برای انجام کار را بررسی کنید.

با تحلیل شغلی به راحتی می‌فهمید چطور باید در کارتان موفق شوید. یادتان برود اولویت‌های کارتان را بشناسید تا با حذف کارهای کم‌اهمیت، استرس‌تان را کم کنید.