چگونه یک تیم کاری موفق بسازیم؟

چگونه یک تیم کاری موفق بسازیم؟

رامتین فرزاد

یکی از مهم‌ترین کارهای شما به عنوان مدیر یک تیم این است که مطمئن باشید هر کدام از اعضای تیم حجم کاری مناسبی را برای انجام دادن دارد و این کاری نیست که لابه‌لای کارها و همین‌طوری انجام شود. این کار باید با دقت و بررسی انجام شود، نتیجه‌ی وقت نداشتن و یا به تعبیر بهتر عواقب وقت نگذاشتن برای مدیریت حجم کاری افراد، خیلی زود آشکار می‌شود.

 

مدیران و تفویض کارها

یکی از مهم‌ترین وظیفه‌های شما به عنوان مدیر این است که کارها را درست بین اعضای تیم تقسیم کنید. همه‌ی ما گاهی اوقات وسوسه می‌شویم به فعال‌ترین عضو تیم که احتمالا سرعتش نسبت به بقیه بیشتر هم هست کارهای بیشتری بدهیم! چون مطمئنیم کارها به درستی و به موقع انجام می‌شوند یا برعکس به کسی که عملکرد مناسبی ندارد، آسان می‌گیریم. در واقع کار خاصی را به او نمی‌سپریم.

واقعا چه‌طور باید مطمئن باشیم که کارها به درستی بین افراد تیم توزیع شده است؟ برای تعامل با همکارانی که به راحتی «نه» می‌گویند و افرادی که نمی‌توانند «نه» بگویند چه راه‌هایی را اجرا می‌کنیم؟

متخصصان در این‌باره چه می‌گویند؟

در ظاهر به نظر می‌رسد که تفویض کارها به اعضای تیم، یکی از آسان‌ترین و بی‌حاشیه‌ترین کارهای مدیر است. به عنوان مثال: خب تحقیقات خارجی این محصول رو رضا انجام بده؛ رقبا رو مژده پیگیری کنه؛ تبلیغاتش رو هم سهیلا و نیلوفر پیش ببرن. سحر هم با توزیع کننده‌ها ارتباط بگیره!

اما این کار واقعا پیچیده است. لیان دیوی، یکی از موسسان شرکت COze 3 و نویسنده‌ی کتاب اول شما می‌گوید: «باید علایق و توانایی‌های مختلف افراد تیم را بشناسید تا عملکرد گروهی خوبی داشته باشید.

به عنوان یک مدیر یا خودتان فکر کنید تقسیم درست کار و تفویض آن به هر کدام از بچه‌های تیم چطور می‌تواند باشد؟ چه طور به بهترین نتیجه‌ها می‌رسیم؟ این کار را از چه روشی انجام دهیم که اعضای تیم فرسوده نشوند؟ چه‌طور هوشمندانه از اعضای تیم استفاده کنیم؟ و چگونه بهره‌وری افراد ضعیف‌تر را بیشتر کنیم؟»

جولی مورگنسترن، کارشناس بهره‌وری و نویسنده‌ی کتاب هرگز صبح‌ها ایمیلت را چک نکن می‌گوید: «اگر حجم کار را منصفانه تقسیم نکنید، باید منتظر اتفاقات و حتی خطرهای جدی در شرکت یا سازمان‌تان باشید. اگر بهترین افراد تیم را مجبور کنید بیش از حد کار کنند، آن‌ها را از دست می‌دهید چون کم‌کم از این‌که نسبت به بقیه بیشتر کار می‌کنند، حساس می‌شوند. همچنین اگر از کسانی که کندتر یا ضعیف‌تر هستند؛ کار را بگیرید، علاقه‌ی آن‌ها کلا برای انجام کار از دست می‌رود.»

به طور کلی آدم‌ها کار می‌کنند تا رشد کنند، موفق شوند و کسی قدر‌دان‌شان باشد. اگر به آن‌ها فرصتی برای رسیدن به این موارد را ندهید، انگیزه را در وجودشان می‌کشید. فرق چندانی هم نمی‌کند که می‌خواهید کار یک سال یا یک هفته را بین بچه‌های تیم تقسیم کنید، در هر حال باید به این نکات مهم حتما دقت کنید:

قبل از تفویض کار مثل همیشه؛ برنامه‌ریزی کنید!

مورگنسترن معتقد است تقسیم وظایف بین افراد تیم، به دوراندیشی و برنامه‌ریزی نیاز دارد. او می‌گوید: «شما انرژی و قدرت ذهنی کل گروه را مدیریت می‌کنید. این کاری نیست که بین برنامه‌های‌تان بگنجانید بلکه باید برایش وقت بگذارید و برنامه داشته باشید.» در پایان هر هفته، یکی دو ساعت را برای طراحی راهکارهای تقسیم وظایف و بررسی آن‌ها در نظر بگیرید.

فکر کردن به این سوال‌ها، شاید ایده‌های بهتری را برای تقسیم کار بین افراد تیم به شما بدهد:

– با تقسیم کار قرار است تیم به چه هدفی برسد؟

– بچه‌های تیم من دقیقا چه ویژگی‌هایی دارند؟

– هر کدام از بچه‌ها چه کاری را خوب انجام می‌دهد؟

– کدام یک از آن‌ها نیاز به آموزش و پیشرفت دارند؟ در چه زمینه‌هایی؟

 

این سوالات به شما کمک می‌کنند بهترین راه را برای تقسیم و تفویض وظایف پیدا کنید. مطمئن باشید که اگر برنامه‌ی تقسیم کار نداشته باشید؛ شما هم همان کاری را خواهید کرد که در کوتاه‌مدت آسان است یعنی از مستعدترین فرد تیم می‌خواهید کارهای سخت را انجام دهد. با این کار، دیگران یاد نمی‌گیرند چه‌طور باید وظایف‌شان را انجام دهند و شما هم کمکی به پیشرفت تیم‌تان نکرده‌اید.

 

هر کدام از سِمَت‌ها را به وضوح تعریف کنید

یکی از نکات مهم در تقسیم وظایف این است که مطمئن باشید اعضای تیم، نقش و سِمَت خود را می‌دانند. مورگنسترن معتقد است هر فرد، یک بازیکن است و اگر شما بازیکنان‌تان را از سِمَت و مسوولیت‌های‌شان آگاه کنید، راحت‌تر می‌توانید کارها را محول و عملکردها را بررسی کنید و انتظار موفقیت تیم را داشته باشید.

او پیشنهاد می‌کند از تمام کارهایی که باید انجام شود، یک فهرست تهیه کنید و بعد وظایف را بر اساس عملکرد، جایگاه و توانایی‌های هر فرد به او بسپارید. با نوشتن این فهرست و بررسی عملکرد و توانایی‌های اعضای تیم، می‌توانید علاوه بر تقسیم درست کار، با نقاط ضعف و قوت افراد بیشتر آشنا شوید. اصلا بعید نیست که بعد از این لیست‌نویسی! ببینید ۱۰ نیمکت‌نشین دارید و هیچ بازیکنی نیست تا برای‌تان گل‌زنی کند. یک سری کارها و وظایف هم پیدا می‌شود که انگار کسی از پس آن‌ها بر نمی‌آید یا انگار در حدود وظایف هیچ‌کدام از افراد تیم، قرار ندارد. این‌ها را جدا بنویسید و با کمک اعضای گروه فکری برای‌شان کنید. شاید مجبور شوید موقتا بعضی از وظایف را به کسی محول کنید یا حتی فرد جدیدی را استخدام کنید.

 

انتظارات‌تان را مشخص کنید

با اعضای تیم حرف بزنید اما نه از هر دری! بد نیست هدف‌هایی که باید به آن‌ها برسید را در موقعیت‌های مختلف و یا جمله‌بندی‌های متفاوت! به افراد تیم بگویید. اینکه چقدر انتظار دارید تلاش کنند و یا به نتایجی که ارائه می‌دهند تعهد داشته باشند را شفاف و در موقعیت‌های مختلف به آن‌ها بگویید.

شاید برای شما خیلی طبیعی باشد که بدانید برای به‌دست آوردن چه ارزش‌ها و اهدافی در سازمان مدیریت می‌کنید ولی باور کنید خیلی از اعضای تیم نمی‌توانند این دید کلی را در ذهن‌شان نگه دارند. آن‌ها به وظایف تمرکز می‌کنند و خیلی وقت‌ها! بله خیلی وقت‌ها یادشان می‌رود هدف اصلی از انجام این وظیفه، چه بود.

بگذارید اعضای گروه بدانند که باید وظیفه‌شان را به خوبی انجام دهند و برای کمک به یکدیگر آماده باشن. یکی از چالش‌هایی که برای تقسیم عادلانه‌ی وظایف وجود دارد این است که همه‌ی کارمندان با سرعت یکسانی کار نمی‌کنند؛ مثلا کاری که از مسعود یک ساعت وقت می‌گیرد، برای شایان کل روز طول می‌کشد. دِیوی می‌گوید: «کاری کنید تا کارمندان بدانند برای شما میزان ساعات کار با بهره‌وری برابر نیست» به عقیده‌ی دیوی بهترین راه برای نشان دادن چنین تفکری این است که جدا از مدت زمان کارِ افراد، شما بهره‌وری بالا را تشویق کنید. اگر مسعود هفته‌ی پیش، هر روز راس ساعت ۴:۳۰ شرکت را ترک کرده اما عملکرد خوبی داشته، در مقابل جمع از او تعریف کنید. اگر دیدید بقیه‌ی تیم با او در مورد اینکه راس ساعت و بدون هیچ اضافه‌کاری از شرکت می‌پرد بیرون! شوخی می کنند، به آن‌ها بگوییدکه به دستاوردها و موفقیت‌های افراد توجه می‌کنید، نه به ساعت‌های کار و اضافه‌کارشان.

 

با کارمندان ارتباط رو در رو داشته باشید

داشتن گفت‌وگوهای رسمی و غیررسمی، با بچه‌های تیم درباره‌ی کارها، حجم کارها و میزان بهره‌ور بودن‌شان اهمیت ویژه‌ای دارد چون آن‌ها را با انگیزه و متعهد نگه می‌دارد. پس حتما زمانی را برای مکالمه‌های رودررو در نظر بگیرید و همیشه در دسترس باشید. این مکالمه‌ها، فرصتی برای صحبت با (و البته شنیدن از) اعضای گروه را فراهم می‌کند. در این گفت‌وگوها می‌توانید در مورد هدف‌گذاری‌های‌شان حرف بزنید، وضعیت گروه را بهتر بشناسید و میزان رضایت یا دغدغه‌شان را بفهمید و نهایتا مشکلات را آسان‌تر رفع کنید.

تجربه به ما می‌گوید نکته‌های زیر در گفت‌وگوهای‌تان با افراد تیم، حسابی به کارتان می‌آید؛

 

کارمند پرتلاشی که نمی‌تواند نه بگوید

نباید بگذارید کارمندتان احساس کند از زحماتش سوءاستفاده شده است. این حق اوست که به او نشان دهید تا چه حد به کارهایش توجه می‌کنید. قبل از اینکه برای یک پروژه‌ی سنگین یا زمان‌بر، سراغش بروید، ببینید آیا او همین حالا برنامه‌ی کاری شلوغی دارد یا نه. این یک جمله‌ی طلایی است!

بگویید: «به فلان و فلان و فلان دلیل می‌خواهم این وظیفه را به تو محول کنم. اما بیا اول راجع به کارهایی که الان داری حرف بزنیم تا ببینیم اوضاع چه‌طور است و کدام پروژه‌ها را می‌شود به دیگران سپرد.» و مکالمه را به همین شکل ادامه بدهید.

 

کارمندی که عملکرد خوبی ندارد

به عنوان مدیر این وظیفه‌ی شما است که به کارمندانی که نمی‌توانند حجم کاری‌شان را مدیریت کنند، رسیدگی کنید. بازخوردتان باید شفاف باشد، مثلا بگویید: «متوجه شدم که تو به سرعت همکارای دیگه کارها رو تموم نمی‌کنی. این گزارش واسه تو ۳ روز طول می‌کشه، اما ماندانا همین گزارش رو یک روزه تحویل می‌ده.» کمی کاوش کنید. بپرسید: «مشکل کجاست؟ آیا آموزش خاص یا حمایت بیشتری نیاز داری؟» شاید بتوانید راه‌حل‌هایی پیدا کنید اما گاهی حقیقت این است که بعضی‌ها به شغلی که در آن هستند تعلق ندارند و باید از تیم خارج شوند.

 

ستاره‌ی گروه

اکثر کارمندانی که بهره‌وری بالایی دارند مدام به دنبال کار، موفقیت و فرصت‌های بیشتر هستند. معمولا این، اتفاق خوبی است، اما برای ایجاد یک گروه موفق و اطمینان از اینکه حجم کار همه‌ی افراد برابر است، باید حواس‌تان باشد که پروژه و کارهای لذت‌بخش را بین همه تقسیم کنید. در مورد اولویت‌های‌تان شفاف باشید. مثلا اگر می‌خواهید وظیفه‌ی جذابی را به فردی غیر از ستاره‌ی گروه بسپارید، خیلی رک و راست به او بگویید: «این وظیفه را به تو نمی‌دهم چون باید به جز تو چند نفر را در این گروه داشته باشم که یاد بگیرند فلان کار را انجام دهند.» حتی می‌توانید از ستاره‌ی تیم بخواهید از فردی که مسوولیت جدید را بر عهده گرفته، حمایت کند یا به او آموزش دهد.

 

کسی که انگیزه‌ی انجام دادن وظیفه‌اش را ندارد

بعضی‌ها کار می‌کنند تا امور زندگی‌شان را بگذرانند. بله فقط همین! البته ممکن است این افراد در کارشان ماهر باشند اما وقتی گروه به کمک نیاز دارد به ندرت پا پیش می‌گذارند. مستقیما به او بگویید که نتوانسته انتظارات شما را برآورده کند. بگویید: «ما یک گروهیم و باید حجم کار را به طور مساوی تقسیم کنیم.» سپس کارهایی را که از او انتظار دارید صراحتا بیان کنید.

 

خشکی می‌سوزد و می‌شکند

حتی با داشتن بهترین برنامه‌ها و ارتباطات مداوم با اعضای تیم، باز هم پروژه‌هایی پیش می‌آید که اولویت‌ها را جابه‌جا می‌کند. در این شرایط باید انعطاف‌پذیر باشید. عموما برای تقسیم عادلانه‌ی حجم کار، باید با برنامه پیش بروید. اما موقعیت‌هایی هم پیش می‌آید که باید پروژه‌ی خاصی را در مدت زمان فشرده کامل کنید، برای همین باید از افراد خاصی استفاده کنید و البته درست در همین لحظه‌ها، حجم کار اعضای گروه ثابت نخواهد بود. شاید بعضی از اعضای تیم مجبور شوند انرژی بیشتری بگذارند و بقیه سرشان خلوت‌تر باشد. شاید در سه ماه بعدی سال، اوضاع برعکس شود. هدف این است که در طول یک سال، بتوانیم متعادل باشیم.

 

نکات کلیدی

*بخشی از زمان و برنامه‌ی خود را به بررسی روند تفویض کارها در تیم اختصاص دهید.

*از تمام کارهایی که باید انجام شود یک لیست تهیه کنید، سپس وظایف را بر اساس توانایی‌ها، سِمَت‌ها و تخصص اعضای گروه به آن‌ها بسپارید.

*فرهنگی ایجاد کنید که بهره‌وری در آن مهم و مهم‌ترین باشد.

*فعال‌ترین عضو تیم را فرسوده نکنید. قبل از اینکه وظیفه‌ی جدیدی به او محول کنید، با او حرف بزنید و پروژه‌هایی را که می‌شود به دیگران محول کرد از لیست کارهای او خارج کنید.

*با کارمندی که وظایفش را به درستی انجام نمی‌دهد صحبت کنید. با حفظ احترامش، انتظارات‌تان را خیلی صریح و رک به او بگویید.